Вработените во Инспекторатот на Град Скопје честопати добиваат пријави од граѓани на социјалните мрежи или по телефон, што понекогаш го отежнува процесот на евиденција и доделување на случаи. Дополнително, земајќи предвид дека примарната форма на комуникација помеѓу одделенијата и вработените во секторот се одвива преку мобилната апликација Viber, евидентирањето на пријавите кои не поминуваат низ архива уште повеќе го отежнува процесот на следење на работата.

На барање на раководителот на секторот, тимот на Скопје Лаб заедно со вработените од секторот Инспекторат во периодот Август - Септември 2019 година работеше на изнаоѓање решенија кои надобро ќе одговорат на предизвикот.

Цели

Со решението треба да се обезбеди:

  • полесна евиденција, брз и лесен преглед на сите пријави кои стигаат по телефон или преку социјалните медиуми до Инспекторат
  • eфикасна распределба на случаи по одделенија
  • pолесно следење на работењето од страна на раководителите
  • Подобрување на комуникацијата помеѓу вработените за подобро извршување на задачите

Пристап

Во процесот на изнаоѓање на решение тимот на Скопје Лаб го следеше дизајнерскиот пристап кој започнува со анализирање на проблемот, идентификување на потенцијални решенија и нивно тестирање за да се види ефективноста што се завршува со пилотирање на најдоброто решение.

Активности

  • Анализа на проблемот преку спроведување интервјуа со вработените
  • Дефинирање на предизвикот
  • Идентификување на потенцијални решенија
  • Тестирање на решението
  • Пилотирање
  • Спроведување обуки и обезбедување на техничка поддршка за вработените

 

Резултати

Freshdesk алатката за евидентирање, мониторирање и следење на работењето е ставена во употреба од октомври 2019 и моментално има 60 корисници од Секторот Инспекторат.

Преку алатката секоја пријава што стигнува до фејсбук страницата на Инспекторатот, истовремено пристигнува до сите раководители во секторот на мејл и како предмет во алатката што обезбедува брзо следење и реагирање по пријавите.

Засега алатката покажува одлични резултати, но целосна оценка ќе биде направена во периодот што доаѓа.